千葉市松波町会個人情報取扱規則

(目的)
第1条　この取扱方法は、松波町会(以下 町会)が保有する個人情報について、その適正な取り扱いと個人のプライバシー保護をつうじた権利利益を保護することを目的とする。

(責務)
第2条　町会は、町会活動において個人情報の保護に努めるものとする。各会員においても、活動上、知り得た情報を第三者に漏らすことのないよう、また、個人情報が記載された資料を安易に取り扱うことのないよう細心の注意を払うものとする。

(周知)
第3条　個人情報取扱方法は、総会資料等で会員に毎年周知するものとし、求めがあれば書面の提示等により理解を求めるものとする。

(個人情報の取得)
第4条
1.町会が会の活動を目的として収集する情報は、会員の住所、氏名(家族を含む)、電話番号とする。その他の情報については、必要に応じて本人の了解を得て直接取得するものとする。
2.地域における避難行動要支援体制整備のために千葉市から提供を受ける個人情報については、前項の限りではない。

(利用)
第5条　取得した個人情報は、次の目的において利用するものとする。
(１)町会運営のための会員名簿の作成
(２)文書の送付や回覧の業務
(３)会費の管理、夏祭りの寄付のお願い
(４)災害時における会員の支援
(５)千葉市町内自治会事務委託に関すること

(管理)
第6条
1.第5条の目的のため取得した個人情報は会長または理事会で承認を受けた者が適正かつ厳重に管理し、それぞれ必要な範囲に限り利用するものとする。

2.会長は、個人情報管理責任者として、個人情報取扱及び管理の責任を負う。
(1)会長は、個人情製取扱者を指名し、理事会の承認を受ける。
(2)個人情報取扱者は、個人情報を厳重に取り扱いかつ管理するとともに、知り得た情報を他にもらしてはならない。
3.重要な個人情報を含む人会申込書等の文書は、施錠できる金庫に保管する。
4.パソコンの使用
(1)会員の名簿をパソコンを使用して管理する場合は、ウイルス対策ソフトが有効であるこを確認する。
(2)各名簿ファイルには必ずパスワードを設定し、 USBメモリー等を仕用する場今は、これを施錠できる場所で保管する。
5.第4条の 2に規定する避難行動要支援者のため千葉市から供与を受けた個人情報は、支援体制整備のため、近隣住民のうち自主防災会役員等必要な者にのみ提供する。
6.不要となった個人情報は、適正に廃棄するものとする。

(提供)
第7条　取得した個人情報は次にあげる者を除き、本人の同意なく第三者に提供してはならない。
(1)法令に基づく場合
(2)生命、身体の保護にかかわる場合で、本人とその家族から同意を得ることが困難なとき
(3)町会の事務の委託を受けた者が、その事務を遂行するために必要な場合

(提供に係る記録の作成)
第8条　取得した個人情報を第三者に提供したときは、提供年月日、提供先の名称、指名、提供した個人情報の概要を記録し、保管するものとする。

(開示・提供)
第9条　会員は、町会に対し、町会が取得した会員自身の個人情報の開示を請求できる。

(苦情への対応)
第10条　町会は、会員から町会が取得した個人情報の取り扱いに関する苦情については、適正かつ迅速な処理に努めるものとする。

(実施日)
第11条　この規則は、令和3年5月16日から実施する。